Wissenstransfer
Das festhalten, was nur in Köpfen existiert: Dokumentation, Abläufe und begleitete Übergabe, bevor die Person geht, die es weiss.
Überblick
Fast jede Organisation hat Wissen, das an einer Person hängt: wie ein System tatsächlich konfiguriert ist, warum eine Entscheidung so getroffen wurde, welcher Schritt bei einem Ablauf immer schiefgeht. Das fällt erst auf, wenn diese Person kündigt, und dann ist es meist zu spät für eine gute Übergabe.
Die Arbeit besteht darin, das rechtzeitig herauszuholen und in einer Form festzuhalten, die jemand tatsächlich nutzt. Das Kriterium ist einfach: Eine neue Person soll die Aufgabe damit ausführen können, ohne jemanden zu fragen.
Für wen das gedacht ist
- Firmen, in denen eine Aufgabe an einer einzigen Person hängt
- Teams vor einem Austritt oder Rollenwechsel
- Organisationen, deren Dokumentation älter ist als das System
Unser Vorgehen bei Wissenstransfer
Die konkreten Arbeitspakete eines typischen Projekts. Der Umfang steht vorab fest, nichts davon taucht später als Überraschung auf der Rechnung auf.
Risikoaufnahme
Feststellen, welches Wissen an Einzelpersonen hängt und was der Ausfall jeweils bedeuten würde.
Wissen herausholen
Strukturierte Gespräche und begleitete Beobachtung, weil Menschen die Schritte weglassen, die für sie selbstverständlich sind.
Dokumentation
Schriftliches, das jemand befolgen kann, geprüft daran, dass eine andere Person es tatsächlich schafft.
Entscheidungen festhalten
Warum etwas so ist, nicht nur wie. Ohne das Warum wird jede Entscheidung nach einem Jahr neu diskutiert.
Begleitete Übergabe
Die übernehmende Person führt die Aufgabe, während die abgebende noch da ist und korrigiert.
Pflege
Eine Regel, wer die Dokumentation wann aktualisiert, denn veraltete Dokumentation ist schlechter als keine.
Vom ersten Gespräch zum gemessenen Ergebnis
Immer dieselbe Reihenfolge, damit Sie wissen, was als Nächstes kommt.
Aufnehmen
Wo Wissen an Einzelpersonen hängt und welches Risiko davon dringend ist.
Herausholen
Gespräche und Beobachtung, um die Schritte zu erfassen, die niemand mehr bewusst wahrnimmt.
Prüfen
Eine andere Person arbeitet nur nach der Dokumentation, was zuverlässig die Lücken zeigt.
Übergeben
Begleitete Übernahme, solange die abgebende Person noch verfügbar ist.
Ergebnisse statt Aktenordner
Ein Stapel Dokumente ist kein Fortschritt. Das hier sind die Veränderungen, die die Arbeit bewirken soll.
Weniger Abhängigkeit von Einzelnen
Festgehaltenes Wissen bedeutet, dass eine Kündigung ein Personalthema bleibt und keine Betriebsstörung wird.
Schnellere Einarbeitung
Nutzbare Dokumentation verkürzt die Zeit bis zur Selbstständigkeit erheblich.
Entscheidungen, die nicht wiederholt werden
Das Warum festzuhalten verhindert, dass dieselbe Diskussion jährlich neu geführt wird.
Dokumentation, die stimmt
Sie an einer anderen Person zu prüfen ist der Unterschied zwischen geschrieben und brauchbar.
Häufige Fragen zu Wissenstransfer
Was Kundinnen und Kunden fragen, bevor sie sich melden. Fehlt Ihre Frage, stellen Sie sie uns direkt.
Wann sollten wir damit anfangen?
Bevor jemand kündigt. Nach der Kündigung bleiben meist zwei bis drei Monate, in denen die Person zugleich übergeben und die laufende Arbeit erledigen muss, und das Ergebnis ist regelmässig unvollständig.
Warum scheitert Dokumentation so oft?
Weil sie geschrieben und nie geprüft wird. Wer eine Aufgabe kennt, lässt die Schritte weg, die für sie selbstverständlich sind. Die einzige verlässliche Prüfung ist, jemand anderen ausschliesslich nach der Anleitung arbeiten zu lassen.
Wie halten wir Dokumentation aktuell?
Indem die Aktualisierung Teil der Änderung ist statt eine separate Aufgabe, und indem eine benannte Person je Bereich verantwortlich ist. Dokumentation, deren Pflege niemandem gehört, veraltet innerhalb weniger Monate.
Was, wenn die Person nicht kooperiert?
Das kommt vor, meist aus Sorge um die eigene Stellung. Das ist ein Führungsthema und kein Dokumentationsthema, und es lässt sich meist lösen, indem klar wird, dass Weitergabe von Wissen anerkannt statt bestraft wird.
Wissenstransfer im Kopf?
Sagen Sie uns, was sich ändern soll. Passen wir nicht, sagen wir das und nennen Ihnen eine bessere Adresse.
Interessiert Sie das grössere Bild?
Wissenstransfer steht meist neben weiteren Themen aus Training, Befähigung und Wissen. Sehen Sie sich den ganzen Bereich an.