Prozessautomatisierung
Die manuellen Schritte zwischen Systemen entfernen: das Kopieren, das Nachfassen und das erneute Eintippen, automatisiert sobald der zugrunde liegende Prozess es wert ist.
Überblick
Die meisten Organisationen haben eine Menge kleiner, unsichtbarer Aufgaben, die echte Zeit kosten: einen Datensatz von einem System ins andere kopieren, einer Freigabe hinterherlaufen, wöchentlich denselben Bericht formatieren, eine Bestellung erneut eintippen. Einzeln trivial, zusammen ein erheblicher Teil der Arbeit einer Person.
Das lohnt sich zu automatisieren, mit einer Bedingung. Einen Prozess zu automatisieren, den niemand hinterfragt hat, konserviert ihn dauerhaft, einschliesslich der Schritte, die es wegen einer Entscheidung von vor Jahren gibt, die jemand getroffen hat, der längst weg ist. Wir sehen uns zuerst den Prozess an und entfernen ziemlich oft Schritte, statt sie zu automatisieren.
Für wen das gedacht ist
- Firmen, in denen Mitarbeitende Daten von Hand zwischen Systemen bewegen
- Teams mit Wochenberichten, die jede Woche von Hand zusammengesetzt werden
- Unternehmen, deren Abläufe daran hängen, dass jemand ans Nachfassen denkt
Unser Vorgehen bei Prozessautomatisierung
Die konkreten Arbeitspakete eines typischen Projekts. Der Umfang steht vorab fest, nichts davon taucht später als Überraschung auf der Rechnung auf.
Prozessaufnahme
Der Ablauf, wie er tatsächlich läuft, einschliesslich der Ausnahmen, die informell behandelt werden. Meist entscheiden genau die Ausnahmen den Entwurf.
Schritte entfernen
Schritte streichen, die aus historischen Gründen existieren, bevor der Rest automatisiert wird. Günstiger als jede Automatisierung.
Anbindung bauen
Systeme direkt oder über eine Automatisierungsplattform verbinden, gewählt nach Volumen und danach, wer es pflegen wird.
Freigaben und Benachrichtigungen
Weiterleitung, die für Sie nachfasst, mit Eskalation, wenn etwas zu lange liegen bleibt.
Fehlerbehandlung
Was passiert, wenn ein Schritt fehlschlägt, einschliesslich einer Benachrichtigung an einen Menschen. Stiller Ausfall ist das Hauptrisiko automatisierter Abläufe.
Dokumentation und Verantwortung
Aufgeschrieben mit einer benannten verantwortlichen Person, damit Automatisierungen nicht zu Rätseln werden, wenn ihre Urheberin geht.
Vom ersten Gespräch zum gemessenen Ergebnis
Immer dieselbe Reihenfolge, damit Sie wissen, was als Nächstes kommt.
Aufnehmen
Den Prozess beobachten und ehrlich festhalten, Behelfslösungen eingeschlossen.
Vereinfachen
Schritte entfernen oder zusammenlegen und bestätigen, dass das Verbleibende wirklich gebraucht wird.
Automatisieren
Die Automatisierung mit Fehlerbehandlung und Benachrichtigung bauen, beginnend beim Schritt mit dem höchsten Volumen.
Übergeben
Dokumentieren, eine verantwortliche Person benennen und die Person schulen, die es pflegen wird.
Ergebnisse statt Aktenordner
Ein Stapel Dokumente ist kein Fortschritt. Das hier sind die Veränderungen, die die Arbeit bewirken soll.
Stunden zurück
Kleine wiederkehrende Aufgaben summieren sich schnell, und sie zu entfernen ist für die Betroffenen sofort spürbar.
Weniger Übertragungsfehler
Jede manuelle Kopie zwischen Systemen ist eine Gelegenheit für einen Fehler, der viel später auffällt.
Prozesse, die hinterfragt werden
Die Aufnahmephase entfernt regelmässig mehr Arbeit als die Automatisierung selbst.
Fehler, die auffallen
Ordentliche Fehlerbehandlung verhindert den stillen Ausfall, der Menschen dazu bringt, Automatisierung zu misstrauen.
Häufige Fragen zu Prozessautomatisierung
Was Kundinnen und Kunden fragen, bevor sie sich melden. Fehlt Ihre Frage, stellen Sie sie uns direkt.
No-Code-Plattform oder eigene Anbindung?
No-Code bei geringem Volumen und einfacher Logik, wo der Wert in der Geschwindigkeit liegt und Ihr Team es pflegen kann. Direkte Anbindung, wenn das Volumen hoch ist, Kosten pro Vorgang sich summieren würden, oder die Logik wirklich kompliziert ist. Meist entscheidet die Wartungsfrage.
Was sollten wir zuerst automatisieren?
Die häufigste Aufgabe mit dem geringsten Ermessensspielraum. Die Häufigkeit macht die Ersparnis real, und wenig Ermessen macht die Automatisierung verlässlich. Eine seltene komplizierte Aufgabe zu automatisieren ist der übliche Fehler.
Was, wenn die Automatisierung ausfällt?
Das wird gelegentlich passieren, meist wenn ein System auf der anderen Seite sich ändert. Genau deshalb gehören Fehlerbehandlung und Benachrichtigung zum Bau und nicht zu einer Ergänzung. Ein stiller Ausfall ist deutlich schlimmer als ein sichtbarer.
Ersetzt das Stellen?
Nach unserer Erfahrung entfernt es die unbefriedigendsten Teile von Stellen, nicht die Stellen. Es lohnt sich, mit dem Team von Anfang an offen darüber zu sprechen, weil sie ihren Prozess besser kennen als alle anderen und die beste Quelle dafür sind, was automatisiert werden sollte.
Prozessautomatisierung im Kopf?
Sagen Sie uns, was sich ändern soll. Passen wir nicht, sagen wir das und nennen Ihnen eine bessere Adresse.
Interessiert Sie das grössere Bild?
Prozessautomatisierung steht meist neben weiteren Themen aus Automatisierung, MarTech und KI. Sehen Sie sich den ganzen Bereich an.