ارتباطات سازمانی
ارتباط با کارکنان، سرمایهگذاران و شرکا: اعلانهایی که شکل میدهند به اینکه یک سازمان از داخل و توسط کسانی که در آن سرمایهگذاری کردهاند چطور فهمیده میشود.
معرفی
ارتباط داخلی معمولا یک فکر بعدی حساب میشود و تعیین میکند که ارتباط بیرونی از برخورد با واقعیت جان سالم به در میبرد یا نه. شنیدن خبر یک بازسازی سازمانی توسط کارکنان از یک خبر رسانهای، یک شکست ارتباطی در انتهای فرایند نیست؛ یک شکست در ابتدای آن است.
کار جذاب نیست: ترتیب دادن اینکه چه کسی چه چیزی را کی میشنود، نوشتن به شکلی که آدمها بتوانند بر اساسش عمل کنند، و آماده کردن مدیرها برای جواب دادن به سوالهایی که تیمشان واقعا میپرسد، که تقریبا همیشه درباره شغل خودشان است نه درباره استراتژی.
مناسب چه کسانی است
- شرکتهایی در حال بازسازی سازمانی، ادغام یا تغییر مدیریت
- کسبوکارهایی که کارکنانشان خبرهای مهم را غیررسمی یاد میگیرند
- سازمانهایی که پیام داخلی و بیرونیشان با هم نمیخواند
نگاه ما به ارتباطات سازمانی
کارهایی که یک همکاری معمولی شامل میشود. دامنه از اول مشخص است و بعدا هزینه اضافه نمیشود.
معماری پیام
یک پیام اصلی که برای هر مخاطب تطبیق داده میشود، تا کارکنان، سرمایهگذاران و مشتریها نسخههایی از یک چیز بشنوند نه چیزهای متفاوت.
ترتیب اعلام
اینکه به چه کسی چه چیزی، به چه ترتیبی و با چه فاصلهای گفته میشود. اشتباه کردن در همین است که خبر لو میرود.
ارتباطات تغییر
بازسازی سازمانی، ادغام و تعطیلی با همان صداقتی که موقعیت لازم دارد، از جمله چیزی که هنوز تصمیمگیری نشده.
توانمندسازی مدیرها
بریف دادن به مدیرهایی که با سوالهای واقعی روبهرو میشوند، چون بیشتر کارکنان نظرشان را در همان گفتگو شکل میدهند.
ارتباط با سرمایهگذار و شریک
گزارشدهی منظم و اعلانهای بااهمیت، نوشتهشده برای مخاطبی که با دقت میخواند و به یاد میآورد.
ارتباطات مدیران ارشد
سخنرانی، جلسه عمومی و مکاتبه با لحنی که شبیه خود آن آدم باشد نه شبیه تیم ارتباطات.
از اولین تماس تا نتیجه
هر بار همین ترتیب، تا همیشه بدانید قدم بعدی چیست.
شناخت موقعیت
اینکه واقعا چه اتفاقی دارد میافتد، از جمله چیزی که هنوز نمیشود گفت و چرا.
برنامه
مخاطبها، ترتیب، کانالها و زمانبندی، با ارزیابی صادقانه ریسک لو رفتن در هر مرحله.
آمادهسازی
نوشتن مواد، بریف دادن به مدیرها، و آماده کردن جواب سوالهای سخت به جای فرار از آنها.
اعلام و گوش دادن
اعلام بر اساس برنامه، و بعد جمع کردن چیزی که آدمها واقعا برداشت کردند و اصلاح جایی که متفاوت نشسته.
نتیجه، نه انبوه فایل
چند فایل تحویلی یعنی پیشرفت نیست. اینها چیزهایی است که باید واقعا عوض شود.
کارکنانی که از شما میشنوند
ترتیب درست همان چیزی است که جلوی یاد گرفتن خبرهای مهم توسط کارکنان از بیرون را میگیرد.
مدیرهایی که میتوانند جواب بدهند
مدیرهای بریفشده یک جلسه پرتنش تیمی را به یک جلسه مفید تبدیل میکنند.
یکدستی داخل و بیرون
یک معماری پیام واحد جلوی تناقضهایی را میگیرد که از آنها اسکرینشات گرفته میشود.
اعتمادی که از خبر بد جان سالم به در میبرد
ارتباط صادقانه درباره چیزهای سخت، اعتبار را برای اعلان بعدی حفظ میکند.
پرسشهای رایج درباره ارتباطات سازمانی
چیزهایی که معمولا قبل از تماس میپرسند. اگر پرسش شما اینجا نیست، مستقیم بپرسید.
درباره یک بازسازی سازمانی چقدر باید به کارکنان بگوییم؟
هرچقدر که تصمیمگیری شده، به علاوه یک بیان صادقانه از آنچه تصمیمگیری نشده و اینکه کی میشود. ابهامی که برای آرام کردن به کار میرود، مثل پنهانکاری خوانده میشود و گمانهزنی بدتری از خود واقعیت تولید میکند.
اعلان داخلی و بیرونی باید همزمان باشند؟
اول داخلی، با فاصله کوتاه، و آنقدر کوتاه که وسطش لو نرود. یاد گرفتن خبر شرکت توسط کارکنان از رسانه، جزو مخربترین کارهایی است که یک سازمان با اعتماد خودش میکند.
مدیریت ما میخواهد از سوال سخت فرار کند. درست است؟
نه. سوال یا در همان جلسه پرسیده میشود یا بعدش بدون حضور شما. آماده کردن یک جواب صادقانه، از جمله جایی که جواب صادقانه این است که هنوز تصمیمی گرفته نشده، همیشه از یک غیرجواب که همه تشخیصش میدهند بهتر است.
ارتباطات بحران را هم انجام میدهید؟
بله، و آمادهسازی قبل از بحران به مراتب بیشتر از واکنش در حینش میارزد. توافق روی سخنگوها، مسیر ارجاع و بیانیههای اولیه از قبل، همان چیزی است که ساعت اول را قابل مدیریت میکند.
ارتباطات سازمانی برایتان مطرح است؟
بگویید میخواهید چه چیزی عوض شود. اگر گزینه مناسبی نباشیم، همان اول میگوییم و جای بهتری معرفی میکنیم.
دنبال تصویر کاملتر هستید؟
ارتباطات سازمانی معمولا کنار کارهای دیگر در روابط عمومی و ارتباطات قرار میگیرد. کل این حوزه را ببینید تا ارتباطها روشن شود.